בתפריט "ארגון" תמצאו שלושה מסכים שנראים דומים אבל מייצגים שלוש שכבות שונות של אותו מידע — מהטכני ביותר לחוקי ביותר:
שלוש השכבות מקושרות זו לזו, כך שכל פרט מוזן פעם אחת בלבד ולא כפול בין המסכים.
כאן רושמים כל תוכנה או מערכת שהארגון עובד איתה: שם, קטגוריה עסקית (ERP, CRM, HR ועוד — ואם אף אחת לא מתאימה אפשר להקליד קטגוריה משלכם), ספק, מיקום שרתים, רמת סיכון, הצפנה וסטטוס הסכם עיבוד נתונים (DPA).
שימו לב: השדה "סוגי נתונים אישיים המעובדים" במסך הזה הוא לתצוגה בלבד — הוא מחושב אוטומטית מתוך המאגרים שתקשרו למערכת (בשלב הבא). אין צורך, ואי אפשר, למלא אותו ידנית.
כל מאגר מידע הוא רשומה קונקרטית אחת: מאגר עובדים, מאגר לקוחות וכו'. בכל מאגר ממלאים מטרת עיבוד, בסיס חוקי, נשואי מידע (מי בעלי הנתונים), סוגי הנתונים שנשמרים, רמת רגישות, תקופת שמירה, גיבוי והצפנה.
בשדה "מערכת מקושרת" בוחרים לאיזו מהתוכנות שנרשמו במסך הקודם שייך המאגר. אם התוכנה עוד לא קיימת ברשימה — אין צורך לצאת מהטופס: לוחצים + הוסף מערכת חדשה כאן, מקלידים שם, וממשיכים למלא את המאגר. את שאר פרטי המערכת אפשר להשלים אחר כך במסך המערכות.
דוגמה: אם לחברה יש נתוני עובדים גם בפריוריטי, גם במכפל וגם במערכת נוכחות — לא מאחדים הכל לרשומה אחת. פותחים שלושה מאגרי מידע נפרדים (אחד לכל מערכת), כי לכל אחת יש ספק, אבטחה ותקופת שמירה משלה.
כאן מתעדים "פעילות עיבוד" — תהליך עסקי כמו "ניהול שכר עובדים", שיכול להסתמך על כמה מאגרי מידע יחד (למשל גם מכפל וגם נוכחות).
בשדה "מאגרי מידע קשורים" מסמנים את כל המאגרים הרלוונטיים לתהליך. אם מאגר חסר — יש קישור מהיר + הוסף מאגר חדש כאן בדיוק כמו במסך הקודם.
קטגוריות הנתונים ונושאי המידע תמיד מחושבות אוטומטית מהמאגרים המקושרים. מטרת העיבוד, הבסיס המשפטי ותקופת השמירה מתנהגים אחרת:
| מסך | מייצג | מקושר אל | מה ייחודי לו | שדות עיקריים |
|---|---|---|---|---|
| 🖥️ כל המערכות | תוכנה שהארגון משתמש בה | — | סוגי הנתונים האישיים מוצגים אוטומטית — לא מוזנים כאן | שם, ספק, מיקום שרתים, סיכון, הצפנה, DPA |
| 🗄️ כל מאגרי המידע | מאגר קונקרטי בתוך מערכת | מערכת אחת | אפשר להוסיף מערכת חדשה תוך כדי מילוי הטופס | מטרה, בסיס חוקי, נשואי מידע, סוגי נתונים, רגישות, שימור |
| 📝 מפת עיבוד (RoPA) | פעילות עיבוד עסקית (תהליך) | מאגר אחד או יותר | קטגוריות נתונים תמיד אוטומטיות; מטרה/בסיס/שימור אוטומטיים רק אם מאגר אחד מקושר | מטרה, בסיס משפטי, שימור, מקבלי נתונים, העברה לחו"ל |